見積書も請求書もExcelだったうちの会社が、freeeで経理を自動化した話
DX活用
経理・会計
LINE WORKS、Notionと、社内の連絡・情報管理を整えてきました。今回はお金まわりの話です。見積書、請求書、経費管理——これらがすべてExcelだった時代から、クラウド会計ソフト「freee」を導入して何が変わったか、正直にお話しします。
導入前のうちの会社、正直に言います
freee導入前の3つの課題
1
見積書・請求書はすべてExcelで手作り——案件ごとに金額を入力し、印刷して郵送またはメールで送る。一件一件は大した手間ではないように見えて、積み重なると相当な時間を取られていました。
2
入金確認は銀行とExcelを行き来——「あの案件、入金来てたっけ？」と確認するたびに手が止まる。月末になって慌てることも何度もありました。
3
領収書・経費の管理が後回しになりがち——現場で使った材料費、交通費、備品の領収書を後でまとめてExcelに入力する作業が地味に面倒で、気づいたら領収書が溜まっている状態に。
freeeを選んだ理由
クラウド会計ソフトにはいくつか種類がありますが、freeeを選んだのは中小企業・個人事業主向けの機能が充実していて、操作がシンプルだったからです。会計の専門知識がなくても使えるように設計されていて、「とりあえず試してみよう」と始めやすかったのも決め手でした。
導入して変わった3つのこと
freeeで変わったこと
1
領収書はその場でスマホ撮影→即入力——freeeのスマホアプリで領収書を撮影すると、金額・日付・店名を自動で読み取って取引として入力してくれます。現場から帰る前にその場でパシャッと撮るだけ。「後でまとめてやろう」という先送りがなくなりました。
2
銀行口座と連携してお金の流れが自動管理——銀行口座をfreeeと連携させると、入出金が自動で取り込まれます。「どの案件の入金か」を紐づけるだけで、売掛金の管理がほぼ自動に。ネットバンキングとExcelを行き来する作業がなくなりました。
3
見積書作成から入金確認までfreeeだけで完結——見積書作成→請求書発行→入金確認がすべてfreeeの中で完結。以前はExcel・銀行・郵送とバラバラのツールに分散していたのが、一つの場所で完結するようになりました。
freeeの流れ
見積→請求→入金確認がすべて一画面で
① 見積書作成（freeeで作成→PDFでメール送付）→ ② 請求書発行（見積書から一発で変換）→ ③ 入金確認（口座連携で自動取り込み→消込）。この流れがすべてfreee内で完結します。
「経理は税理士任せだから関係ない」と思っている方へ
「うちは税理士さんにお願いしてるから」という経営者の方も多いと思います。実はfreeeは税理士との連携機能も充実していて、データを共有するだけで顧問税理士がそのまま使えるようになっています。むしろクラウド会計を使うことで税理士とのやりとりがスムーズになり、決算・確定申告の準備にかかる時間が大幅に減ります。
freeeで変わったこと、まとめ
| 導入前 ❌ | 導入後 ✅ |
|---|---|
| 見積書・請求書はExcelで手作り | freeeで作成・送付まで一括 |
| 入金確認は銀行とExcelを行き来 | 口座連携で自動管理 |
| 領収書が溜まって後でまとめて入力 | その場でスマホ撮影→即入力 |
| お金の全体像が見えにくい | ダッシュボードでリアルタイム把握 |
「うちもExcelでやってるけど、変えられるかな？」という方へ
freeeは無料トライアルがあるので、まず試してみることができます。操作は思ったよりシンプルで、会計の知識がなくても使い始められます。LINE WORKS→Notion→freeeと順番に整えてきた経験から言うと、一つ変えるたびに「なんでもっと早くやらなかったんだろう」という感覚になります。
次回はこれらのツールをAPIで連携させてさらに自動化した話をお伝えします。