エクセル管理・バラバラPDFだったうちの会社が、Notionで情報を一元化した話

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前回の記事では、LINE WORKSで現場の連絡コストを下げた話をしました。

今回はその次のステップ——社内の情報をどこにまとめるかという話です。

連絡は改善できた。でも、案件の情報、部材の管理、会社の資料……これらはまだバラバラのままでした。その課題を解決してくれたのが、Notionです。

🔷 導入前のうちの会社、正直に言います

Notionを使い始める前、社内の情報管理はこんな状態でした。

📌 対応ナレッジが誰の頭の中にしかなかった

お客様対応のノウハウ、現場でのトラブル対処法、よくある質問への答え——これらがすべてベテランスタッフの経験と記憶の中にありました。「前にも同じことがあったけど、あのときどう対応したっけ？」という状況が何度もありました。

📌 案件管理がすべてExcelで、煩雑だった

案件の進捗、部材の在庫、外注費の管理——これらをすべてExcelでやっていました。ファイルが増えるほど「最新版はどれ？」「このデータ、誰が更新した？」という混乱が起きていました。

📌 資料がバラバラで、どこに何があるかわからない

会社の各種資料、PDFの書類、施工写真——これらがパソコンのフォルダにバラバラに保管されていて、必要なときに探し回る。急ぎの現場対応のとき、この「探す時間」が地味にストレスでした。

🔷 きっかけはYouTubeの動画だった

Notionを知ったのは、たまたまYouTubeを見ていたときです。

「こんなツールがあるのか」と思って調べると無料で使えることがわかり、まず触ってみました。最初は本当に小さなことから——日頃のメモや社内情報をちょっとまとめるだけ。「なんか便利かも」くらいの感覚でした。

ITツールの導入は、最初から「全部使いこなそう」と思わなくていいと思っています。まず触ってみる、それだけで十分です。

🔷 データベース機能を使い始めて、本格活用へ

最初は軽いメモ代わりに使っていたNotionですが、データベース機能を使い始めてから活用の幅が一気に広がりました。

特に役立ったのが、見積前の積算作業への活用です。工事の見積もりを出す前の積算——部材の数量、単価、外注費の計算——をNotionのデータベースで管理するようにしたところ、作業がかなりスムーズになりました。Excelのような使い勝手でありながら、情報がひとつの場所にまとまっているので管理しやすい。

🔷 「これは便利だ」と実感した瞬間

個人的に一番「Notionにして良かった」と思ったのは、協力業者への案件説明が劇的に楽になったときです。

Notionでは案件ごとにページを作り、そこに文字・画像・PDF・動画リンクをすべてまとめられます。そして、そのページを特定の相手だけに限定公開できる。

「この案件の詳細、ここを見てください」とURLを一本送るだけで、協力業者が必要な情報を全部確認できる。電話での説明が激減しました。

🟢 未導入の方にこそ伝えたい——現場の「気づき」をその場でナレッジにする方法

ここからは、Notionをまだ使っていない方に特におすすめしたい使い方をご紹介します。

工事業や建設業の現場では、日々「あ、これ次回に活かせる」という気づきが生まれます。でも、それをメモする習慣がなければ、そのままなかったことになってしまう。

そこで活用したいのが、AIとNotionの組み合わせです。やり方はシンプルです。

STEP 1	現場や業務でつまづいたこと、気づいたことをスマホのメモかボイスメモに残す
STEP 2	その内容をChatGPTやClaudeなどのAIに投げて、わかりやすく整理・要約してもらう
STEP 3	要約されたテキストをNotionのページに貼り付け、現場写真や図面も添付する

これだけで、個人の頭の中にしかなかったノウハウが、会社の財産になります。

「文章を書くのが苦手」という方でも、話したことをAIが整えてくれるので問題ありません。現場監督でも、事務スタッフでも、誰でもナレッジを蓄積できる仕組みが作れます。

このAIを業務に組み込む具体的な方法については、次回以降の記事で詳しくお伝えしていきます。

🔷 Notion AIが出てきたタイミングで、課金を決めた

しばらく無料版で使い続けていましたが、Notion AIの機能が充実してきたタイミングで有料プランに移行しました。

ページの内容を要約したり、議事録から次のアクションを自動抽出したりと、「書く手間」がさらに減りました。無料でも十分使えるツールですが、本格的に業務活用するなら課金する価値は十分あります。

🔷 Notionで変わったこと、まとめ

導入前 ❌	導入後 ✅
ナレッジが個人の頭の中	会社の財産としてNotionに蓄積
案件管理はExcelで煩雑	データベースで一元管理
資料がフォルダにバラバラ	文字・画像・PDFを1ページにまとめて管理
協力業者への説明は電話+FAX	URLひとつで情報を即共有
現場の気づきが消えていく	AI×Notionでその場でナレッジ化

🔷 「うちもアナログだけど、使えるかな？」という方へ

Notionは難しい知識がなくても使い始められるツールです。最初はメモ帳代わりでいい。

特に、建設・工事業のような現場仕事の多い業種こそ、情報の共有と蓄積が課題になりやすい。だからこそ、Notionのような「情報をまとめる場所」を作ることが、じわじわと効いてきます。

次回の記事では、このNotionと連携するAIツールの具体的な活用法をお伝えします。「AIは難しそう」と思っている方ほど、読んでみてください。

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ライター：伊勢志摩テック代表 谷川原
伊勢志摩地域で20年間にわたり電気通信工事業界に在籍後、株式会社伊勢志摩テックを創業。20年間アナログ一筋でやってきた元・職人気質の経営者が、NotionやAIを自分で試して使えると確信してから発信を始めました。専門家の解説より、同じ悩みを持つ経営者のリアルな声を届けたい。