1. 外注の支払い管理、これまで何が面倒だったか

現場の仕事をしていると、協力してくれる外注さんに入ってもらう場面が日常的にあります。仕事の数が増えるほど、毎月ついて回るのが支払いの管理です。

誰が、いつ、どの現場で、どんな作業をしたか。月末に近づくと、これを思い出しながら集計することになります。手帳のメモ、カレンダーの予定、現場から届いたメッセージ。記録があちこちに散らばっていて、突き合わせるだけで時間がかかっていました。

間違えれば、外注さんへの支払いに響きます。だからこそ、後回しにしにくく、気を使う作業でした。

2. 全体の流れは三段階

今回作った流れは、三つの段階に分かれています。カレンダーに稼働を登録し、Notionの稼働記録データベースに取り込み、月ごとに支払額を通知する。それぞれで、AIがやることと私がやることを分けています。

使っているのは、AIのClaude、Googleカレンダー、Notionの三つです。ClaudeにはGoogleカレンダーやNotionとつなぐ「コネクタ」と呼ばれる仕組みがあり、公式の一覧にも両方が掲載されています。Notionの紹介文には、検索や更新ができると書かれています。

Notionの使い方はNotionで情報を一元化した話でも書いていますので、気になる方はご覧ください。

3. 「カレンダーに稼働を入れる」

入り口は、外注管理専用のGoogleカレンダーです。仕事用の予定とは分けて、外注さんの稼働だけを入れています。

予定のタイトルは「外注先名 / 現場名」の形にして、説明欄に金額や人数、作業内容を書きます。どれも省略できます。決めているのはこの程度で、細かい書式にはこだわっていません。

よかったのは、予定を入れるついでに記録が残ることです。支払い用に別の入力をする必要がなく、現場の段取りを組む流れの中で、そのまま記録になります。

つまずいたのは、呼び名の違いです。同じ人や会社なのに、予定ごとに少しずつ書き方が違っていました。人の目では同じだと分かっても、データとして読ませるときには別物になってしまいます。

4. 「Notionの稼働記録に同期する」

月に一度、Claudeに「今月分を同期して」と伝えます。するとAIがカレンダーの予定を読み取り、Notionの稼働記録データベースへ一件ずつ登録してくれます。

同期で気を配ったのは、同じ予定を二度入れないことです。登録済みかどうかは、予定ごとに付いている固有の番号で照合しています。すでに取り込み済みの予定は、飛ばします。

取り込みは、カレンダーからNotionへの一方向だけにしました。双方向にすると、どちらが正しいのか分からなくなるからです。直したいときはNotion側で直す、と決めておくと迷いません。

ここでも、呼び名の違いが出ました。Notionには外注先の選択肢があらかじめ決まっているため、書き方が違うと合致しません。AIはそのずれに気づいて「この表記は選択肢にありません」と知らせてくれます。どれとどれを同じものとして扱うかを決めたのは、私です。その対応表を一度作ってしまえば、次からは自動で合うようになりました。

金額が決まっていない予定は、空欄のまま取り込みます。あとから私が入れます。

5. 「月次で支払額を通知する」

月の終わりには、Notionに溜まった稼働記録を外注さんごとにまとめます。ここでAIが作るのは、通知文の案です。日付、現場、作業内容、金額、そして「請求書をお送りください」という一言。毎月ほぼ同じ型なので、AIが得意とする作業でした。

通知を出したあとは、Notionの記録の状態を「請求通知済」に更新します。こうしておけば、同じ内容を二度送ってしまうことを避けられます。

以前は、集計と文面づくりで毎月かなりの時間を使っていました。今は、AIが下書きまで整えてくれるので、私は中身を読んで確認することに集中できます。

6. 人が握ると決めた線——金額と送付

第1回で「入る・出す」は人が握ると書きました。支払いでも、同じ考え方をしています。お金が動く場面は、AIが下書きまでを担当し、決めるところと出すところは私がやります。

7. やってみて分かったこと

今回の仕組みで感じたことを、三つにまとめます。あくまで私の場合の話で、すべての会社で同じ結果になるとは限りません。

AIは、毎月くり返す整理や下書きの作業をとても素直に引き受けてくれます。一方で、取引先との関係や現場の事情が絡む判断は、人にしかできません。分担を決めてから使うと、AIを無理なく仕事に組み込めると感じています。

外注さんとの管理方法は、会社や仕事の進め方で変わります。すべてをこの形に合わせる必要はなく、自社の記録がどこに散らばっているかを眺めるところから始めてみてはいかがでしょうか。